สุทธิกันต์ อุตสาห์: ตอนที่ 22: 6 ตค.55 ทฤษฎีและแนวคิด Framework Management Tool Box : Project Management ลักษณะงานโครงการ

ตอนที่ 22: 6 ตค.55 ทฤษฎีและแนวคิด Framework Management Tool Box : Project Management

ลักษณะงานโครงการ

 โดยมากเป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

 เป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ

 ไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก

 เป็นงานที่ไม่เหมือนงานอื่น ๆ มีข้อจำกัดด้านเวลา สถานที่และงบประมาณ

แผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญ ได้แก่

1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)

2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)

คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับประกอบด้วย

 วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)

 คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญและรายการของผลผลิต (List of Deliverable)

 ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) (Budget Constraint)

 และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall Schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของทุกอย่างที่จะใช้ใน Project และทุกอย่างที่เป็นสิ่งที่ได้ออกมาจาก Project หรือที่เราเรียกว่าWork Products หรือ Deliverable

ทำไม Project Specification ถึงสำคัญ? ก็เพราะ

 เป็นหนึ่งใน Requirement ของ Project ที่เรารับผิดชอบซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังไว้ว่าจะได้รับเมื่อ Project จบ พูดคุยตกลงเรื่องนี้กันได้แต่เนิ่นๆก็จะลดโอกาสที่จะเกิดสิ่งไม่คาดคิด (surprise) กับทั้งตัวลูกค้าและตัวเราเอง

 ถูกใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ครับ ซึ่งการแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่น ถ้าลูกค้าขอให้ระบบทำงานเร็วขึ้นซัก 1-2% เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท ดังนั้นเราจึงต้องตกลงเรื่องนี้กับลูกค้าให้เรียบร้อยก่อนตั้งแต่ตอนวางแผนโครงการเพื่อที่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นภายหลัง

กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

ประกอบด้วย

 วันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date)

 วันสิ้นสุดโครงการ (Project End Date)

 กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major Milestones)

 ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverable or Reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ

 ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก

 ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง

 ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้

 ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)

 โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)

 ค่าใช้จ่าย (costing)

 การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)

 โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)

 แผนการควบคุม (control)

คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย

 วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)

 ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ

 กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)

 งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน

 มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ

 หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการ

ถึงแม้ว่าจะมีหลายวิธีในการสร้างแผนงานอย่างละเอียด แต่โดยปกติแล้วแผนงานอย่างละเอียดจะประกอบด้วยหกลำดับขั้นดังนี้

ถึงจะเห็นว่า ประกอบด้วยข้อมูล 6 ระดับ แต่ก็ไม่จำเป็นว่าทุก Project ต้องมีครบทั้ง 6 ระดับ ถ้า Project ใหญ่ก็มีครบ แต่ถ้า Project เล็กอาจจะมีไม่ครบทั้ง 6 ระดับ แต่ที่สำคัญคือสองระดับสุดท้ายคือ Work Package และ Level of Effort คิดว่าจำเป็นต้องมีในทุก Project เพราะว่ามันเป็นส่วนย่อยที่ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นๆซึ่งจำเป็นมาต่อ Project Manager

โดยมีการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบกัน ระหว่าง Project Manager เป็นคนเก็บข้อมูล และจัดทำงานใน 3 ระดับบนสุดซึ่งได้แก่ Total Program, Projectและ Task หลังจากนั้น Line Manager จะรับช่วงต่อในการเพิ่มข้อมูล Sub-task, Work Package และ Level of Effort ซึ่งจะทำให้โครงการทั้งหมดสมบูรณ์

ขอขอบคุณแหล่งที่มาของข้อมูล โดย : พี่ tick siriphet ศิริเพชร สุนทรวิภาต

สำเนาใหม่โดยนายสุทธิกันต์ อุตสาห์

style='� '- i @�� ;font-family:"Angsana New","serif";mso-ascii-theme-font: major-bidi;mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-hansi-theme-font:major-bidi; mso-bidi-theme-font:major-bidi;color:#504945'> ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง